+7 (812) 677 56 90

+7 (495) 647 50 46

Ленгазспецстрой

Проект:

Внедрение системы кадрового учета и расчета заработной платы на базе 1С:Зарплата и управление персоналом

Отрасль:

Строительство в нефтегазовой промышленности

Посмотреть буклет о проекте

О компании

Ленгазспецстрой - одно из ведущих строительных предприятий, реализующих проекты по строительству объектов транспортировки и переработки нефте- и газопродуктов. В предприятие входят 11 строительно-монтажных участков, расположенных на территории от Ленинградской области до Сахалина, три промышленных базы и собственная производственная испытательная лаборатория. Общая численность сотрудников компании в настоящее время превышает 5000 человек.

Руководитель расчетного отдела: «Реализованная система создает расчетные документы на основании кадровых приказов – при этом автоматически отслеживает соответствие кадровых и расчетных документов. При наличии расхождений система делает перерасчет, в том числе и по закрытым периодам. Отдельно отмечу, что в результате проекта мы получили гибкий инструмент для формирования проводок. Теперь затраты по зарплате в бухгалтерском учете отражаются сразу после расчета зарплаты. Автоматически рассчитываются резервы отпусков на конец каждого месяца и проводки по резервам передаются в бухгалтерский учет».

Ситуация до начала проекта

В связи со спецификой деятельности предприятия существует ряд особенностей, которые отражаются на учете персонала, начислении зарплаты, налогов и взносов:

  • распределенная структура предприятия, обособленные подразделения, в том числе в районах крайнего Севера и местностях, приравненных к ним;
  • интенсивное движение кадров – перемещения сотрудников между подразделениями, перебазировка между объектами строительства,  командировки и т. д.;
  • задержка с предоставлением документов в службу Управления персоналом;
  • около 230 видов начислений;
  • сложная система учета аналитики затрат по начислениям зарплаты и страховых взносов;
  • сложная система расчета резервов отпусков.

Поэтому в 2012 году перед руководством компании остро встал вопрос о модернизации существующей, морально устаревшей, системы кадрового учета и расчета заработной платы.

Проектной команде «КОРУС Консалтинг» необходимо было выявить «узкие» места в функциях, выполняемых участниками процесса расчета зарплаты и найти решение для автоматизации деятельности трех подразделений:

  1. отдела по работе с персоналом;
  2. отдела труда и заработной платы;
  3. расчетного отдела.

1. Отдел по работе с персоналом. Основные выявленные «узкие» места:

  • Отсутствовала вся необходимая информация в карточке сотрудника. Казалось бы, незначительная сервисная функция, однако, при большой численности персонала и большом объеме кадровых приказов, значительно увеличивались трудозатраты сотрудника отдела персонала на выполнение своих операций.
  • Кадровые приказы оформляли сотрудники разных служб, что приводило к возникновению противоречий в кадровых данных.
  • Несвоевременно поступали первичные документы с участков, из-за чего возникали ошибки в учете рабочего времени.
  • Расчет остатков дополнительных отпусков приходилось отслеживать индивидуально по каждому сотруднику и корректировать вручную.

2. Отдел труда и заработной платы. Выявленные «узкие» места:

  • Отсутствовал запрет на редактирование приказов, влияющих на заработную плату, во время расчета зарплаты, что приводило к необходимости корректировки начисленных сумм;
  • Отсутствовал запрет на выбор неактуальной аналитики затрат по заработной плате на момент расчета зарплаты.
  • Отсутствовал механизм расчета зарплаты в единой информационной системе.
  • Отсутствовала возможность сверить соответствие данных табельного учета и зарегистрированных кадровых документов.

3. Расчетный отдел. Выявленные «узкие» места:

  • Отсутствовал инструмент для массовой корректировки документов в системе, что значительно увеличивало время на ввод дополнений к кадровым приказам (отзывы, продления), которые требовали перерасчетов в расчетных документах.
  • Ошибки при формировании бухгалтерских проводок, в связи с выбором неактуальных аналитик или неверным распределением начислений по объектам учета.
  • Дублирование информации, так как использовались разные учетные системы для расчета зарплаты и формирования казначейских проводок.
  • Отсутствовал контроль корректности исходных данных для расчета заработной платы и налогов.

Решение

Для устранения проблемных ситуаций руководством предприятия были сформулированы следующие цели проекта:

  • Прозрачность и достоверность информации при учете рабочего времени;
  • Расчет заработной платы сотрудников в разрезе объектов строительства и видов выполняемых работ;
  • Расчет всех надбавок сотрудников, в том числе при перебазировке между объектами;
  • Минимизация ошибок при расчете заработной платы за отработанное время и при расчете начислений, несвязанных с отработанным временем;
  • Автоматическое ежемесячное формирование резерва на отпуск в разрезе видов отпусков;
  • Корректный расчет налогов, в том числе и по особым группам сотрудников: иностранные граждане и инвалиды. Упрощение работы с иностранными гражданами;
  • Унификация печатных форм кадровых документов;
  • Формирование проводок по отражению заработной платы и налогов в бухгалтерском учете с учетом актуальных аналитик;
  • Своевременное и корректное формирование регламентированной отчетности.

Выбор был сделан в пользу автоматизированной системы кадрового учета и расчета заработной платы на платформе «1С:Предприятие 8» - «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

В результате внедрения было автоматизировано 50 рабочих мест и достигнуты следующие результаты:

  • Осуществлен перенос исторических данных из предыдущей информационной системы;
  • Произведена доработка типового программного продукта, с учетом потребностей заказчика, что позволило:
    • ускорить процедуры оформления приказов и трудовых договоров при приеме и переводе работников;
    • формировать различные отчеты по кадровому составу организации, в т.ч. и аналитические отчеты, специфичные для данной отрасли;
    • отслеживать историю по персональным данным работников;
    • планировать обучение сотрудников;
    • исключить на 100% несоответствие кадровых и фактических данных в табеле, и соответственно, устранить вероятность повторных начислений по сотрудникам;
    • выполнять все сложные, зависимые виды начислений и удержаний;
    • организовать взаимодействие с системой казначейства и банками по выплате заработной платы;
    • контролировать актуальность аналитики учета затрат для передачи проводок в систему бухгалтерского учета;
    • рассчитывать резервы на отпуска сотрудников, формировать и передавать в систему бухгалтерского учета проводки по резервам;
    • организовать контроль корректности данных и операций на всех этапах начисления зарплаты.
  • Проведено обучение сотрудников заказчика;
  • Проведена опытная эксплуатация системы на фактических данных, со сдачей регламентированной отчетности, в ходе которой были отлажены процедуры контроля и сервисные функции системы
  • Система введена в промышленную эксплуатацию.

Результаты проекта комментирует руководитель отдела кадров: «У сотрудника отдела кадров появился инструмент, в котором собрана вся необходимая  информация о работниках. В едином интерфейсе можно оперативно получить кадровую информацию о: повышении квалификации, остатках отпусков, всех типов невыходов сотрудников, заключенных с работником дополнительных соглашений и т.д. Сотрудники, ответственные за учет рабочего времени оперативно получают информацию о расхождениях кадровых приказов с данными, введенными табельщиками».

Узнать еще о реализованных проектах на базе 1С:ЗУП >>>

Ирина Панасенкова

Коммерческий директор

1c@korusconsulting.ru

+7 (812) 677-56-90

Задайте вопрос нашему эксперту