Как внедрить ERP-систему быстро и без ошибок? Пошаговый план

Сегодня большинство компаний не готовы стартовать длительные и дорогостоящие ERP-проекты. В условиях неопределенности и сокращения бюджетов бизнес ожидает от ИТ быстрых и измеримых результатов — новая система должна окупиться как можно скорее.

Поэтапное внедрение позволяет решить эту задачу. Эта стратегия представляет из себя приоритизацию функциональных блоков в зависимости от того, насколько критична их автоматизация. 

Вместо всего и сразу компания выбирает бизнес-процессы, которые:

• Напрямую влияют на выручку
  
• Дадут значимый бизнес-эффект при автоматизации
  
• Можно запустить автономно
  

Например, сбыт, запасы, логистика или производство. В первую очередь поэтапное внедрение позволяет быстро получить результаты, а также снизить риски сбоев. Но кроме того — распределить финансовую нагрузку на компанию, трудозатраты проектной команды и пользователей, а также упростить контроль над цифровой трансформацией.

Традиционно внедрение ERP-системы строится по водопадной модели, поскольку чаще всего в таком проекте четкий бизнес-запрос и предсказуемый объем работы. Сначала формируются требования, затем идет разработка, тестирование и только после этого — запуск системы. Чем ближе проект к запуску, тем выше стоимость переделок в случае изменения требований. Этот подход повышает управляемость, но предполагает, что бизнес готов ждать результата длительное время.

Agile-подход, основанный на быстрых итерациях и постоянной обратной связи, в чистом виде редко применим к ERP-проектам. Для внедрения систем, обеспечивающих оперативный и финансовый контуры, недостаточно «быстро выпускать функциональность» — бизнесу нужна предсказуемость и стабильность. Agile актуален, когда нет четкого представления об итоговом продукте и пути его создания.

Существует гибрид — каскадная модель с элементами спринта. Структура проекта остается четкой, но функциональный объем делится на несколько циклов (этапов) реализации — компания «ест слона по частям». Мы постепенно знакомим бизнес-пользователей и внутреннюю ИТ-команду компании с новой ERP-системой и тестируем функциональность. 

По каждому из циклов заказчик дает обратную связь. За счет этого:

1. Раньше выявляем узкие места, что нивелирует недостаток Waterfall-подхода.
   
2. Минимизируем риски Agile, связанные с непредсказуемостью итогового результата.
   

• Обследование и моделирование
  

Команда закладывает основу для предсказуемого внедрения, опираясь на водопадную модель. ИТ-специалисты детально планируют проект: формируют целевую архитектуру решения, фиксируют бизнес-требования, делят объем разработки на последовательные очереди.

• Разработка
  

Команда адаптирует функциональность продукта и разрабатывает интеграции, используя итеративный подход. Когда очередь завершается, готовый фрагмент проходит тестирование у заказчика. Если необходимы корректировки, команда сразу их согласовывает и реализует, не дожидаясь завершения разработки всего объема.

Параллельно ИТ-специалисты готовят механизмы миграции данных, формируют продуктивную среду (итоговое рабочее окружение) и начинают наполнение нормативно-справочной информации. Заблаговременная подготовка позволяет заранее протестировать загрузку данных, выявить и исправить возможные ошибки. Если отложить эту работу, система рискует выйти в запуск с некорректными остатками, договорами и номенклатурой.

• Подготовка к запуску

В среднем за месяц до запуска составляется детальный план мероприятий, распределяются задачи между ИТ-партнером и заказчиком, разрабатывается чек-лист. Дополнительно прорабатываются превентивные меры для минимизации рисков остановки бизнес-процессов: временные ограничения на изменения НСИ, приостановка, снижение объема или выполнение части операций заранее.

• Тестовый запуск
  

Бизнес-критичные процессы дают самый значимый эффект при автоматизации — и они же сопровождаются очень высокими рисками при запуске системы. В условиях, когда компания не может позволить себе остановку операций даже на несколько часов, запуск нового ИТ-решения становится особенно чувствительным этапом.

В таких проектах команда фокусируется на управлении рисками. При поэтапном запуске ERP-система сперва внедряется на контролируемом контуре. Это может быть ограниченный ассортимент, отдельная группа клиентов или конкретная производственная площадка. Такой запуск позволяет проверить систему в реальных условиях, но без риска для всего бизнеса.

• Полномасштабный запуск
  

Ключевое преимущество подхода — возможность выявлять и исправлять ошибки на небольших объемах. Интеграции, данные, поведение системы под нагрузкой, готовность пользователей — все это проверяется до масштабирования. В результате основной запуск проходит в гораздо более спокойном и стабильном режиме с минимальными рисками простоя и финансовых потерь.

• Стабилизация, сопровождение и развитие ИТ-решения
  

В первое время после старта система испытывает максимальную нагрузку. Поэтому критически важно обеспечить расширенную поддержку пользователей, выстроить удобные каналы коммуникации и быть готовым при необходимости масштабировать команды сопровождения.

Затем ИТ-команда приступает к развитию ИТ-системы и планирует реализацию следующего функционального блока в рамках поэтапной стратегии внедрения ERP.

Мясоперерабатывающий комплекс «Атяшевский» группы компаний «Талина» — пример бизнеса, для которого остановка процессов недопустима из-за высокой операционной нагрузки. Предприятие включает 4 производственные площадки, реализует продукцию с коротким сроком годности, обрабатывает 500 клиентских заказов и 150 транспортных рейсов в день при более чем 1000 SKU.

В рамках стратегии повышения операционной эффективности «Талина» запланировала внедрение ERP-системы на МПК. Вместе с «КОРУС Консалтинг» компания приняла решение начать с автоматизации бизнес-критичных процессов сбыта — продаж и отгрузок. В качестве платформы выбрали «1С:ERP. Управление холдингом».

Функция сбыта напрямую влияет на выручку компании, поэтому цена ошибки в проекте была особенно высокой. В пищевой отрасли нельзя «остановить конвейер» — отгрузки идут ежедневно. Сбой в системе означает штрафы, возвраты и потерю доверия торговых сетей.

Чтобы снизить эти риски, МПК «Атяшевский» выбрал гибридный подход к реализации проекта:

• Разработку разделили на последовательные очереди (короткие циклы) и по каждой получали обратную связь от бизнеса.
  
• Сначала команда провела пилотный запуск ИТ-решения на отгрузках замороженных полуфабрикатов — продукции с наиболее длительным сроком годности.
  
• Затем в новой системе прошли тестовые отгрузки отдельных комплексных заказов, включающих мясосырье и готовую продукцию. Это подтвердило готовность системы к масштабированию.
  
• Только после этого ERP-система была масштабирована на весь ассортимент, клиентов, производственные и логистические площадки. Это позволило плавно вовлечь пользователей в работу с новым ИТ-решением.
  
• На время полномасштабного запуска команда обеспечила круглосуточную техническую поддержку.

Алексей Пугачев, ИТ-директор ГК «Талина»: «В результате поэтапное внедрение "1С:ERP Управление холдингом" обеспечило предсказуемые результаты на каждом шаге и позволило минимизировать издержки».

Основная функциональность ERP-системы запущена в работу спустя 5 месяцев после старта. 

Проект охватил более 300 пользователей. Разработано более 10 обменов с внутренними и внешними системами (продукты SAP, модуль для ФГИС «Меркурий», EDI-сервис и др.). 

Реализовано более 300 функциональных требований. Благодаря выбранной стратегии проект удалось выполнить в режиме непрерывных отгрузок на пике сезонного спроса. 

Поэтапное внедрение и запуск ERP-решения — это способ сохранить контроль над рисками. Такой подход особенно актуален для компаний, где цена ошибки измеряется часами простоя, штрафами и репутацией.

Источник: КОРУС Медиа