Внедрение системы кадрового учета и расчета заработной платы

В связи со спецификой деятельности предприятия существует ряд особенностей, которые отражаются на учете персонала, начислении зарплаты, налогов и взносов:

• распределенная структура предприятия, обособленные подразделения, в том числе в районах крайнего Севера и местностях, приравненных к ним;
• интенсивное движение кадров – перемещения сотрудников между подразделениями, перебазировка между объектами строительства,  командировки и т. д.;
• задержка с предоставлением документов в службу Управления персоналом;
• около 230 видов начислений;
• сложная система учета аналитики затрат по начислениям зарплаты и страховых взносов;
• сложная система расчета резервов отпусков.

1. Отдел по работе с персоналом. Основные выявленные «узкие» места:

• Отсутствовала вся необходимая информация в карточке сотрудника. Казалось бы, незначительная сервисная функция, однако, при большой численности персонала и большом объеме кадровых приказов, значительно увеличивались трудозатраты сотрудника отдела персонала на выполнение своих операций.
• Кадровые приказы оформляли сотрудники разных служб, что приводило к возникновению противоречий в кадровых данных.
• Несвоевременно поступали первичные документы с участков, из-за чего возникали ошибки в учете рабочего времени.
• Расчет остатков дополнительных отпусков приходилось отслеживать индивидуально по каждому сотруднику и корректировать вручную.

2. Отдел труда и заработной платы. Выявленные «узкие» места:

• Отсутствовал запрет на редактирование приказов, влияющих на заработную плату, во время расчета зарплаты, что приводило к необходимости корректировки начисленных сумм;
• Отсутствовал запрет на выбор неактуальной аналитики затрат по заработной плате на момент расчета зарплаты.
• Отсутствовал механизм расчета зарплаты в единой информационной системе.
• Отсутствовала возможность сверить соответствие данных табельного учета и зарегистрированных кадровых документов.

3. Расчетный отдел. Выявленные «узкие» места:

• Отсутствовал инструмент для массовой корректировки документов в системе, что значительно увеличивало время на ввод дополнений к кадровым приказам (отзывы, продления), которые требовали перерасчетов в расчетных документах.
• Ошибки при формировании бухгалтерских проводок, в связи с выбором неактуальных аналитик или неверным распределением начислений по объектам учета.
• Дублирование информации, так как использовались разные учетные системы для расчета зарплаты и формирования казначейских проводок.
• Отсутствовал контроль корректности исходных данных для расчета заработной платы и налогов.

Для устранения проблемных ситуаций руководством предприятия были сформулированы следующие цели проекта:

• Прозрачность и достоверность информации при учете рабочего времени;
• Расчет заработной платы сотрудников в разрезе объектов строительства и видов выполняемых работ;
• Расчет всех надбавок сотрудников, в том числе при перебазировке между объектами;
• Минимизация ошибок при расчете заработной платы за отработанное время и при расчете начислений, несвязанных с отработанным временем;
• Автоматическое ежемесячное формирование резерва на отпуск в разрезе видов отпусков;
• Корректный расчет налогов, в том числе и по особым группам сотрудников: иностранные граждане и инвалиды. Упрощение работы с иностранными гражданами;
• Унификация печатных форм кадровых документов;
• Формирование проводок по отражению заработной платы и налогов в бухгалтерском учете с учетом актуальных аналитик;
• Своевременное и корректное формирование регламентированной отчетности.

Выбор был сделан в пользу автоматизированной системы кадрового учета и расчета заработной платы на платформе «1С:Предприятие 8» - «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

В результате внедрения было автоматизировано 50 рабочих мест и достигнуты следующие результаты:

• Осуществлен перенос исторических данных из предыдущей информационной системы;
• Произведена доработка типового программного продукта, с учетом потребностей заказчика, что позволило:

• ускорить процедуры оформления приказов и трудовых договоров при приеме и переводе работников;
• формировать различные отчеты по кадровому составу организации, в т.ч. и аналитические отчеты, специфичные для данной отрасли;
• отслеживать историю по персональным данным работников;
• планировать обучение сотрудников;
• исключить на 100% несоответствие кадровых и фактических данных в табеле, и соответственно, устранить вероятность повторных начислений по сотрудникам;
• выполнять все сложные, зависимые виды начислений и удержаний;
• организовать взаимодействие с системой казначейства и банками по выплате заработной платы;
• контролировать актуальность аналитики учета затрат для передачи проводок в систему бухгалтерского учета;
• рассчитывать резервы на отпуска сотрудников, формировать и передавать в систему бухгалтерского учета проводки по резервам;
• организовать контроль корректности данных и операций на всех этапах начисления зарплаты.

• Проведено обучение сотрудников заказчика;
• Проведена опытная эксплуатация системы на фактических данных, со сдачей регламентированной отчетности, в ходе которой были отлажены процедуры контроля и сервисные функции системы
• Система введена в промышленную эксплуатацию.

Результаты проекта комментирует руководитель отдела кадров: «У сотрудника отдела кадров появился инструмент, в котором собрана вся необходимая  информация о работниках. В едином интерфейсе можно оперативно получить кадровую информацию о: повышении квалификации, остатках отпусков, всех типов невыходов сотрудников, заключенных с работником дополнительных соглашений и т.д. Сотрудники, ответственные за учет рабочего времени оперативно получают информацию о расхождениях кадровых приказов с данными, введенными табельщиками».