Внедрение системы кадрового учета и расчета заработной платы
О компании
Одно из ведущих строительных предприятий, реализующих проекты по строительству объектов транспортировки и переработки нефте- и газопродуктов. В предприятие входят 11 строительно-монтажных участков, расположенных на территории от Ленинградской области до Сахалина, три промышленных базы и собственная производственная испытательная лаборатория. Штат сотрудников компании превышает 5000 человек.
Задача
В 2012 году перед руководством компании остро встал вопрос о модернизации существующей, морально устаревшей, системы кадрового учета и расчета заработной платы.
Проектной команде «КОРУС Консалтинг» необходимо было выявить «узкие» места в функциях, выполняемых участниками процесса расчета зарплаты и найти решение для автоматизации деятельности трех подразделений:
Проектной команде «КОРУС Консалтинг» необходимо было выявить «узкие» места в функциях, выполняемых участниками процесса расчета зарплаты и найти решение для автоматизации деятельности трех подразделений:
- отдела по работе с персоналом;
- отдела труда и заработной платы;
- расчетного отдела.
В связи со спецификой деятельности предприятия существует ряд особенностей, которые отражаются на учете персонала, начислении зарплаты, налогов и взносов:
1. Отдел по работе с персоналом. Основные выявленные «узкие» места:
2. Отдел труда и заработной платы. Выявленные «узкие» места:
3. Расчетный отдел. Выявленные «узкие» места:
- распределенная структура предприятия, обособленные подразделения, в том числе в районах крайнего Севера и местностях, приравненных к ним;
- интенсивное движение кадров – перемещения сотрудников между подразделениями, перебазировка между объектами строительства, командировки и т. д.;
- задержка с предоставлением документов в службу Управления персоналом;
- около 230 видов начислений;
- сложная система учета аналитики затрат по начислениям зарплаты и страховых взносов;
- сложная система расчета резервов отпусков.
1. Отдел по работе с персоналом. Основные выявленные «узкие» места:
- Отсутствовала вся необходимая информация в карточке сотрудника. Казалось бы, незначительная сервисная функция, однако, при большой численности персонала и большом объеме кадровых приказов, значительно увеличивались трудозатраты сотрудника отдела персонала на выполнение своих операций.
- Кадровые приказы оформляли сотрудники разных служб, что приводило к возникновению противоречий в кадровых данных.
- Несвоевременно поступали первичные документы с участков, из-за чего возникали ошибки в учете рабочего времени.
- Расчет остатков дополнительных отпусков приходилось отслеживать индивидуально по каждому сотруднику и корректировать вручную.
2. Отдел труда и заработной платы. Выявленные «узкие» места:
- Отсутствовал запрет на редактирование приказов, влияющих на заработную плату, во время расчета зарплаты, что приводило к необходимости корректировки начисленных сумм;
- Отсутствовал запрет на выбор неактуальной аналитики затрат по заработной плате на момент расчета зарплаты.
- Отсутствовал механизм расчета зарплаты в единой информационной системе.
- Отсутствовала возможность сверить соответствие данных табельного учета и зарегистрированных кадровых документов.
3. Расчетный отдел. Выявленные «узкие» места:
- Отсутствовал инструмент для массовой корректировки документов в системе, что значительно увеличивало время на ввод дополнений к кадровым приказам (отзывы, продления), которые требовали перерасчетов в расчетных документах.
- Ошибки при формировании бухгалтерских проводок, в связи с выбором неактуальных аналитик или неверным распределением начислений по объектам учета.
- Дублирование информации, так как использовались разные учетные системы для расчета зарплаты и формирования казначейских проводок.
- Отсутствовал контроль корректности исходных данных для расчета заработной платы и налогов.
Результат
Реализованная система создает расчетные документы на основании кадровых приказов – при этом автоматически отслеживает соответствие кадровых и расчетных документов. При наличии расхождений система делает перерасчет, в том числе и по закрытым периодам. Отдельно отмечу, что в результате проекта мы получили гибкий инструмент для формирования проводок. Теперь затраты по зарплате в бухгалтерском учете отражаются сразу после расчета зарплаты. Автоматически рассчитываются резервы отпусков на конец каждого месяца и проводки по резервам передаются в бухгалтерский учет
похожие кейсы
Узнать больше
Спасибо за интерес к продуктам «КОРУС Консалтинг»!
Мы свяжемся с вами в течение 24 часов.
Мы свяжемся с вами в течение 24 часов.
