Автоматизация лимитирования затрат и контроля бюджета на базе «1С:ERP Управление холдингом»
Задача
Прежнее ПО, которое использовалось для согласования договорной документации и заявок на оплату, перестало устраивать бизнес. Поэтому «Рив Гош» принял решение перевести процессы на «1С:ERP Управление холдингом» и «1С:Документооборот».
Решение обеспечит рациональное использование ресурсов компании и возможность прогнозирования будущих расходов
«Рив Гош» совместно с «КОРУС Консалтинг» реализует портфель проектов на базе «1С:ERP Управление холдингом». Одним из направлений работы стало внедрение подсистем «Лимитирование» и «Документооборот». ИТ-специалисты автоматизировали следующие процессы:
- Согласование проектов договорной документации по расходным договорам и договорам аренды. Постобработка и передача в архив
- Проверка контрагентов отделом экономической безопасности
- Формирование и согласование финансово-хозяйственных документов
- Согласование резервов и заявок на расход
- Согласование заявок на оплату
- Контроль и анализ расходов
На первом этапе проекта реализовали в системе работу с документацией по некоммерческим расходам: договоры ГПХ, расходные договоры (услуги, поставки для строительства и т.п.), договоры аренды и финансово-хозяйственные документы по ним. Затем компания планирует автоматизировать процессы по коммерческим и доходным контрактам.
- Лимитирование расходов: если раньше служба контроллинга осуществляла проверку постфактум вне систем, то в новой системе реализована установка лимитов по статьям, контроль по ЦФО, статьям на этапе отправки договора на согласование
- Согласование заявок на расход: ранее проверка осуществлялась вне систем, уточнения удлиняли процесс. Теперь инициатор заявки сам видит заявленные бюджеты и остатки по статьям и ЦФО
- Согласование заявок на оплату: реализован более короткий маршрут, т.к. расходы уже подтверждены
- Добавление и проверка контрагентов: инициатор сам добавляет по ИНН/КПП, данные по контрагенту заполняются автоматически. В системе проводится проверка отделом экономической безопасности и оповещается об истечении срока проверки
- Согласование электронных и бумажных форм договорной документации: упростили процессы и маршруты
- Контроль сроков выполнения задач: реализовали рассылку ежедневных отчетов в адрес руководителей о статусе выполнения задач.
ИТ-специалисты пересмотрели и оптимизировали маршруты согласования документации, внедрили механизм контроля выполнения задач, а также выполнили интеграцию с ЭДО
Еще одним достижением является реализация превентивного контроля бюджетов. Если раньше служба контроллинга получала информацию о расходах постфактум в момент закрытия периода, то теперь бюджет «съедается» при проведении договора или заявки на расход, и можно в онлайн-режиме отслеживать остаток.
В системе настроены отчеты, которые позволяют:
- Анализировать план-факт по расходам
- Отслеживать, по каким статьям были сформированы лимиты, по каким контрагентам и договорам были сформированы расходы и кем они были согласованы
- Посмотреть первичную документацию
- Выявить, какие расходы были зарезервированы, но по ним не предоставлены закрывающие документы.
Чтобы обеспечить быстродействие систем в условиях большого объема документов, проектная команда совместно со специалистами «Рив Гош» доработали механизмы интеграции. На стороне «1С:ДО» реализовали многопоточную обработку очередей обработки задач и бизнес-событий, которая учитывает приоритет документов. На реализацию проекта затрачено 20 787 человеко-часов. «Рив Гош» продолжает развитие системы.
Мы свяжемся с вами в течение 24 часов.