Автоматизация лимитирования затрат и контроля бюджета на базе «1С:ERP Управление холдингом»

Автоматизация лимитирования затрат и контроля бюджета на базе «1С:ERP Управление холдингом»

О компании
«Рив Гош» — федеральная сеть премиального сегмента в индустрии красоты, существующая на рынке с 1995 года. Сегодня в России насчитывается 257 магазинов, в которых представлено более тысячи брендов косметики и парфюмерии. Компания активно расширяет свою сеть, открывая новые точки продаж, развивает интернет-магазин, сотрудничает с маркетплейсами. У «Рив Гош» есть три филиала дистрибьюции и собственное производство, которое выпускает продукцию во всех основных категориях косметики и парфюмерии. Портфель СТМ включает 30 брендов, в планах компании — значительно его расширить.
Задача
Прежнее ПО, которое использовалось для согласования договорной документации и заявок на оплату, перестало устраивать бизнес. Поэтому «Рив Гош» принял решение перевести процессы на «1С:ERP Управление холдингом» и «1С:Документооборот». 
Решение обеспечит рациональное использование ресурсов компании и возможность прогнозирования будущих расходов

«Рив Гош» совместно с «КОРУС Консалтинг» реализует портфель проектов на базе «1С:ERP Управление холдингом». Одним из направлений работы стало внедрение подсистем «Лимитирование» и «Документооборот». ИТ-специалисты автоматизировали следующие процессы:

  • Согласование проектов договорной документации по расходным договорам и договорам аренды. Постобработка и передача в архив
  • Проверка контрагентов отделом экономической безопасности
  • Формирование и согласование финансово-хозяйственных документов
  • Согласование резервов и заявок на расход
  • Согласование заявок на оплату
  • Контроль и анализ расходов 

На первом этапе проекта реализовали в системе работу с документацией по некоммерческим расходам: договоры ГПХ, расходные договоры (услуги, поставки для строительства и т.п.), договоры аренды и финансово-хозяйственные документы по ним. Затем компания планирует автоматизировать процессы по коммерческим и доходным контрактам.

  • Лимитирование расходов: если раньше служба контроллинга осуществляла проверку постфактум вне систем, то в новой системе реализована установка лимитов по статьям, контроль по ЦФО, статьям на этапе отправки договора на согласование
  • Согласование заявок на расход: ранее проверка осуществлялась вне систем, уточнения удлиняли процесс. Теперь инициатор заявки сам видит заявленные бюджеты и остатки по статьям и ЦФО
  • Согласование заявок на оплату: реализован более короткий маршрут, т.к. расходы уже подтверждены
  • Добавление и проверка контрагентов: инициатор сам добавляет по ИНН/КПП, данные по контрагенту заполняются автоматически. В системе проводится проверка отделом экономической безопасности и оповещается об истечении срока проверки
  • Согласование электронных и бумажных форм договорной документации: упростили процессы и маршруты
  • Контроль сроков выполнения задач: реализовали рассылку ежедневных отчетов в адрес руководителей о статусе выполнения задач.

Результат
ИТ-специалисты пересмотрели и оптимизировали маршруты согласования документации, внедрили механизм контроля выполнения задач, а также выполнили интеграцию с ЭДО

Еще одним достижением является реализация превентивного контроля бюджетов. Если раньше служба контроллинга получала информацию о расходах постфактум в момент закрытия периода, то теперь бюджет «съедается» при проведении договора или заявки на расход, и можно в онлайн-режиме отслеживать остаток.

В системе настроены отчеты, которые позволяют:

  • Анализировать план-факт по расходам
  • Отслеживать, по каким статьям были сформированы лимиты, по каким контрагентам и договорам были сформированы расходы и кем они были согласованы
  • Посмотреть первичную документацию
  • Выявить, какие расходы были зарезервированы, но по ним не предоставлены закрывающие документы. 

Чтобы обеспечить быстродействие систем в условиях большого объема документов, проектная команда совместно со специалистами «Рив Гош» доработали механизмы интеграции. На стороне «1С:ДО» реализовали многопоточную обработку очередей обработки задач и бизнес-событий, которая учитывает приоритет документов. На реализацию проекта затрачено 20 787 человеко-часов. «Рив Гош» продолжает развитие системы.

похожие кейсы
Узнать больше
ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШ TELEGRAM 1C:KORUS COMMUNITY
Сообщество для тех, кто работает с платформой 1C в любой роли
Подписаться